Politique de confidentialité
1. Objet
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information mise à la charge des Sociétés et ainsi de formaliser les droits et les obligations des personnes concernées.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont les Sociétés sont responsables conjointement.
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par les Sociétés ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par elles.
Cette politique est indépendante de tous autres documents pouvant s’appliquer entre les Sociétés et les personnes concernées (convention d’honoraires, contrats commerciaux ou de partenariats, contrats de travail, etc…).
2. Principes géneraux et engagement
Nous pouvons collecter vos Données Personnelles lorsque :
- vous Nous confiez des informations vous concernant (les documents ou informations relatifs au dossier que vous souhaitez Nous confier, votre CV…) ;
- vous créez un compte sur le(s) Site(s) ;
- vous posez une question ou Nous faites parvenir toute autre remarque ;
- vous Nous communiquez vos données personnelles de quelque façon que ce soit, notamment sur le(s) Site(s) ou lors de nos échanges professionnels.
Nous utilisons par ailleurs sur les Sites des « Cookies », qui font l’objet de pages d’explication distinctes.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des personnes concernées.
Les Sociétés ne traitent pas de données sensibles (c’est à dire toutes les données qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique).
3. Traitements et types de données collectées par traitement
1° Recrutement & offres d’emploi
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Données non techniques
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Données techniques (sur le Site)
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2° Dossiers clients (Traitements des dossiers)
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Données non techniques
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Données techniques
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Prospects (établissements des propositions commerciales)
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Données non techniques
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Données techniques
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Fairness finance
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Données non techniques
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Données techniques
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4° Newsletter
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5° Commentaires et questions adressés aux Sociétés, e-carte de visites
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Données non techniques
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Données techniques
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NA |
4. Finalité des traitements
Selon les cas, les Sociétés traitent vos données pour les finalités suivantes :
- gestion de la relation avec vous (évaluation, étude et suivi pour les candidats à une offre d’emploi, établissement de propositions commerciales et traitement des dossiers notamment) ;
- gestion des événements organisés par les Sociétés (conférences, petits déjeuners, etc.) et invitation des candidats et contacts ;
- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
- réponses aux questions qui Nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
- amélioration de nos services ;
- réponses à nos obligations administratives et légales.
5. Base légale
Les traitements reposent sur :
- la mise en place de mesures précontractuelles et/ou l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie pour le traitement relatif aux recrutements et offres d’emploi ;
- la mise en place de mesures précontractuelles et/ou l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie pour le traitement des dossiers que vous nous confiez ;
- l’intérêt légitime pour ce qui concerne les commentaires et questions posées, notamment via la rubrique « Nous contacter » du Site ;
6. Destinataire des données
Les Sociétés s’assurent que les données ne soient accessibles qu’aux destinataires internes ou externes autorisés suivants :
- mandataires sociaux et salariés des Sociétés ayant besoin d’accéder à ces données pour les finalités décrites ci-dessus,
- dans le cas où la Société est mandatée par ses clients dans le cadre d’offres d’emploi, lesdits clients proposant des offres d’emploi en adéquation avec la candidature du candidat,
- si nécessaire, salariés des prestataires techniques sous-traitants des Société :
- HAYS ILE DE FRANCE (147 Boulevard Haussmann, 75008 Paris)
- NIBELIS (116 Rue Jules Guesde, 92300 Levallois-Perret)
- NELITE France (20 Rue Cambon, 75001 Paris)
- OGMYOS (510 Avenue de Jouques, 13400 Aubagne)
- organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales des Sociétés, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels,
A l’exception de la communication aux personnes définies ci-dessus, vos données à caractère personnel ne feront l’objet d’aucune communication, cession, location ou échange au bénéfice de quelques tiers que ce soit.
7. Transfert de données à caractère personnel
Vos données sont hébergées en Europe.
Si c’est nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus, il est possible que Vos données fassent, pour des raisons techniques, l’objet d’un transfert dans un pays tiers. Si un transfert a lieu vers un pays qui ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation (ce qui signifie qu’il n’offre pas à vos données à caractère personnel un degré de protection équivalent à celui qui est en cours sur le territoire de l’Union Européenne), les Sociétés s’assurent que le transfert est encadré par l’une des mesures de garantie appropriées suivantes :
- des clauses contractuelles types approuvées par la CNIL,
- notre adhésion à un code de conduite approuvé en vigueur,
- le respect d’un mécanisme de certification certifié par un organisme agréé,
- des règles d’entreprises contraignantes approuvées par la CNIL.
8. Durée de conservation des données
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Traitement
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Durée de conservation
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Recrutement & offres d’emploi
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2 ans après la collecte
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Dossiers clients
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Pendant le temps nécessaire à la gestion de la relation contractuelle. Archives pendant au minimum 8 ans après la fin de mission ou la fin des travaux, dans la limite du délai butoir de 20 ans pour la prescription civile. Règles anti-blanchiment : pendant 5 ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation des relations des documents et informations, quel qu’en soit le support, relatifs à l’identité des clients habituels ou occasionnels (article L 561-12 du Code monétaire et financier). Pendant 5 ans à compter de leur exécution, quel qu’en soit le support, des documents et informations relatifs aux opérations faites ainsi que des documents consignant les caractéristiques des opérations mentionnées à l’article L. 561-10-2 du CMF.
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Bulletin de paie
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Pendant toute la durée de la relation de travail avec le salarié, puis 10 ans révolus à compter de la cessation du contrat de travail
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Newsletter
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Jusqu’au désabonnement
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Cookies et autres traceurs web
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La durée de conservation préconisée par la CNIL est de 13 mois à compter du dépôt de cookie.
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Accès Internet (IP, tracking d’activité, logs d’accès…)
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La durée de conservation des logs d’accès à Internet et des données de trafic Internet des salariés est de 12 mois
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Rubrique contact / Données relatives aux prospects
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3 ans après la collecte
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Conservation des bandes de vidéo-surveillance
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La durée de conservation préconisée par la CNIL est de 30 jours à compter de la date de la collecte.
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Conservation des informations liées aux badges (Entrées/Sorties des bâtiments)
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La durée de conservation préconisée par la CNIL est de 90 jours à compter de la date de la collecte.
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Conservation des numéros de carte bancaire pour les paiements
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jusqu’à transaction réalisée et archivées pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction pour une durée de 13 mois
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Au terme de la durée de conservation définie pour chacune des catégories de données à caractère personnel traitée, et sous réserve des dispositions permettant un archivage strictement nécessaire à l’exercice d’un droit et à la preuve de ce droit pour la durée des délais de prescription applicables ou en vertu des obligations légales auxquelles les Sociétés sont soumises, les Sociétés :
- détruisent les données à caractère personnel, ou
- conservent ces données personnelles sous une forme anonymisée de manière irréversible, de sorte que ces données ne constituent plus des données à caractère personnel au sens de la réglementation applicable.
Il est rappelé aux personnes concernées que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que les Sociétés ne sont plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
9. Droit d’accès
Les personnes concernées disposent du droit de demander aux Sociétés la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les personnes concernées disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité à jour ;
- la demande doit être formulée par écrit à l’une ou l’autre des adresses suivantes :
- Référent RGPD – 11 Rue de Laborde 75008 Paris
- Ou à l’adresse e-mail : dataprivacy@bma-paris.com
Les personnes concernées ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, les Sociétés pourront exiger la prise en charge financière de ce coût.
Si les personnes concernées présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les personnes concernées sont informées que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
10. Mise à jour – Actualisation et rectification
L’exercice de ce droit s’exerce auprès du point de contact défini à l’article précédent.
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées, les Sociétés pourront solliciter les personnes concernées.
Les Sociétés ne pourront se voir reprocher une absence de mise à jour si la personne concernée n’actualise pas ses données.
11. Droit à l’effacement
Les personnes concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par les Sociétés et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
12. Droit à la limitation
Les personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel.
13. Droit à la portabilité
Il est fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les personnes concernées eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par les Sociétés et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
14. Décision individuelle automatisée
Les Sociétés ne procèdent pas à des décisions individuelles automatisées.
15. Droit post mortem
Les personnes concernées sont informées qu’elles disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent :
- par courrier électronique à l’adresse suivante : dataprivacy@bma-paris.com
- ou par courrier postal à l’adresse suivante : Référent RGPD – 11 Rue de Laborde 75008 Paris, accompagné d’une copie signée d’un titre d’identité.
16. Justification – Exercice manifestement excessif de ses droits
Pour l’ensemble des droits mentionnés et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée, relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, Nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
Il est rappelé que si les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, les Sociétés pourront :
- exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ; ou
- refuser de donner suite à ces demandes.
17. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
Les personnes concernées sont informées sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, les Sociétés expliquent aux personnes concernées les conséquences d’une absence de réponse.
18. Droit d’usage
Les Sociétés se voient conférer par les personnes concernées un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités définies ci-dessus.
19. Sous-traitance
Les Sociétés informent les personnes concernées qu’elles pourront faire intervenir tout sous-traitant de leur choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, les Sociétés s’assurent du respect par le(s) sous-traitant(s) de ses obligations en vertu de la réglementation applicable.
Les Sociétés s’engagent à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, les Sociétés se réservent le droit de procéder à un audit auprès des sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions de la réglementation applicable.
20. Sécurité
Les Sociétés mettent en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elles estiment appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Pour ce faire, elles peuvent se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elles estimeraient nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
En tout état de cause, les Sociétés s’engagent, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, les Sociétés s’engagent à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
21. Violation des données
En cas de violation de données à caractère personnel, les Sociétés s’engagent à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les personnes concernées et que les données n’ont pas été protégées, les Sociétés :
- en aviseront les personnes concernées ;
- communiqueront aux personnes concernées les informations et recommandations nécessaires.
22. Délégué à la protection des données a caractère personnel
Les Sociétés ont désigné un le point de contact suivant :
- Référent RGPD – 11 Rue de Laborde 75008 Paris
- ou à l’adresse e-mail : dataprivacy@bma-paris.com
Les Sociétés disposent d’un registre des traitements.
23. Droit d’introduire une reclamation auprès de la cnil
Les personnes concernées par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informées de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
Cnil – Service des plaintes : 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
24. Évolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages. Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des candidats par tout moyen choisi par les Sociétés en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
25. Pour plus d’informations
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre point de contact.
Vous pouvez demander à avoir communication des dispositions pertinentes de l’accord conclu entre les Sociétés conformément à l’article 26 du RGPD en le demandant au point de contact défini ci-dessus.
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.
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