Consolidation et reporting : comment rater son changement d’outil ?
Un projet EPM qui ne se limite pas au choix d’un nouvel outil
Dans un article publié dans DAF Mag, Olivier Trocherie, Associé BM&A et expert EPM & BI, partage les principaux écueils rencontrés lors d’un projet de changement d’outil de consolidation et de reporting.
Qu’il s’agisse d’un projet EPM, d’un changement d’outil de consolidation ou d’une évolution des dispositifs de reporting, la réussite ne repose pas uniquement sur la technologie choisie. Chaque phase du projet, de la définition des besoins au déploiement, comporte des points de vigilance qui peuvent conditionner l’adoption de la solution et la création de valeur pour les équipes Finance.
En amont du projet : préparer le terrain pour réussir son changement d’outil
La phase de cadrage est souvent décisive. Elle constitue une opportunité pour prendre du recul sur les pratiques existantes et poser les bases du futur dispositif.
Parmi les erreurs les plus fréquentes :
- Ne pas challenger les processus en place…. Au contraire, c’est l’occasion de profiter de la situation pour ré-étudier les processus métier internes.
- Restreindre le périmètre de l’outil à la consolidation statutaire…. Mais il peut être bénéfique justement de s’intéresser au champ applicatif de l’outil et ouvrir ainsi les perspectives.
- Consulter l’intégralité des éditeurs du marché ! Réfléchir à des pré-critères permettra déjà une pré-sélection.
- Travailler en chambre, sans communication ni sponsorship… Intégrer plutôt au projet l’ensemble des parties prenantes : consolidation, reporting, trésorerie, tax, équipes comptables, M&A, DSI… est indispensable à la réussite projet.
Pendant la mise en œuvre : tirer parti des capacités de l’outil EPM
Une fois la solution choisie, l’enjeu consiste à tirer parti de ses fonctionnalités tout en évitant certains réflexes qui peuvent ralentir le projet.
Lors de la mise en place, attention à ne pas…
- Ignorer le fonctionnement natif des outils… S’appuyer autant que possible sur le pré-paramétrage éditeur et les fonctionnalités natives en rationalisant les besoins permettra de rester efficace et de gagner en temps comme en investissement.
- Migrer « mécaniquement » les données historiques… Au contraire, c’est aussi l’occasion d’une revue de toutes ces écritures manuelles de consolidation accumulées…
- Confondre reprise des historiques et recette… En effet la phase de recette sur des cas fonctionnels simples servira de premier niveau de validation contrairement aux cas précédemment rencontrés seuls.
Après le déploiement : inscrire l’amélioration continue dans la durée
Le travail ne s’arrête pas au démarrage de la solution. Post-déploiement, l’erreur possible serait d’ignorer les retours des utilisateurs. Il est plus qu’utile d’identifier une équipe projet réduite afin de recueillir leurs retours et ainsi adopter le réflexe d’optimisation continue.
Pour aller plus loin
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FAQ
Les difficultés proviennent souvent d’un manque de remise en question des processus existants, d’un périmètre trop restreint, d’une implication insuffisante des parties prenantes ou encore d’une mauvaise exploitation des capacités de la solution retenue.
Un changement d’outil constitue une occasion de réévaluer les processus métier existants plutôt que de reproduire à l’identique les pratiques en place.
BM&A recommande de s’appuyer autant que possible sur les fonctionnalités natives et le pré-paramétrage proposés par les éditeurs afin de limiter la complexité et les coûts de mise en œuvre.
La phase de recette permet de valider le fonctionnement de la solution à travers des cas d’usage représentatifs et ne doit pas être confondue avec la simple reprise des historiques.
Le suivi des retours utilisateurs et l’amélioration continue constituent des facteurs clés pour favoriser l’adoption de la solution et sa création de valeur dans la durée.
