Consolidation et reporting : comment rater son changement d’outil ?

Notre Associé Olivier Trocherie, expert EPM & BI, nous indique dans DAF Mag les précautions à prendre et les erreurs à éviter qui se présentent à chaque étape d’un projet de changement d’outil de consolidation et de reporting.

En amont du projet, il serait dommage de…

• Ne pas challenger les processus en place…. Au contraire, c’est l’occasion de profiter de la situation pour ré-étudier les processus métier internes.
• Restreindre le périmètre de l’outil à la consolidation statutaire…. Mais il peut être bénéfique justement de s’intéresser au champ applicatif de l’outil et ouvrir ainsi les perspectives.
• Consulter l’intégralité des éditeurs du marché ! Réfléchir à des pré-critères permettra déjà une pré-sélection.
• Travailler en chambre, sans communication ni sponsorship… Intégrer plutôt au projet l’ensemble des parties prenantes : consolidation, reporting, trésorerie, tax, équipes comptables, M&A, DSI… est indispensable à la réussite projet.

Lors de la mise en place, attention à ne pas…

• Ignorer le fonctionnement natif des outils… S’appuyer autant que possible sur le pré-paramétrage éditeur et les fonctionnalités natives en rationalisant les besoins permettra de rester efficace et de gagner en temps comme en investissement.
• Migrer « mécaniquement » les données historiques… Au contraire, c’est aussi l’occasion d’une revue de toutes ces écritures manuelles de consolidation accumulées…
• Confondre reprise des historiques et recette… En effet la phase de recette sur des cas fonctionnels simples servira de premier niveau de validation contrairement aux cas précédemment rencontrés seuls.

Enfin, post-déploiement, l’erreur possible serait d’ignorer les retours des utilisateurs. Il est plus qu’utile d’identifier une équipe projet réduite afin de recueillir leurs retours et ainsi adopter le réflexe d’optimisation continue.

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