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Audit légal et contractuel, Lettre d'Actualités Techniques

Factures et données de transactions électroniques : les contours se précisent…

Alors que l’échéance de la généralisation de la facture électronique arrive à grands pas, les modalités de mise en œuvre viennent d’être précisées par un décret et un arrêté d’octobre dernier1.

Rappel des futures obligations

Les entreprises assujetties2 à la nouvelle obligation de factures et de données de transactions électroniques devront passer par des plateformes centralisatrices pour la transmission et la réception des factures, selon deux modalités :

  • soit par la plateforme publique qui centralisera la réception de la facture émise par le fournisseur/prestataire et la transmission à son client ainsi que l’extraction des données pour les besoins de l’administration fiscale ;
  • soit par des plateformes privées partenaires qui devront être immatriculées auprès de l’administration fiscale, à charge pour celles-ci de transférer les données à l’administration fiscale.

En sus, devront également être transmises à l’administration fiscale des données complémentaires (notamment sur les données de paiement), toujours via ces plateformes.

Quant au calendrier de mise en œuvre de ce nouveau dispositif, il est échelonné selon les modalités suivantes :

  • pour la réception des factures électroniques, à compter du 1er juillet 2024 pour tous assujettis à la TVA ;
  • pour l’émission des factures électroniques :
    • à compter du 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises(celles dépassant les seuils de l’entreprise de taille intermédiaire) ;
    • à compter du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire (entreprises qui n’appartiennent pas à la catégorie des PME, dont l’effectif est inférieur à 5000 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 1,5 milliards d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 2 milliards d’euros) ;
    • à compter du 1er janvier 2026, pour les PME et microentreprises (entreprises dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 43 millions d’euros).

L’administration fiscale a précisé que la taille d’une entreprise s’appréciera, par entité juridique, au 30 juin 2023, sur la base du dernier exercice clos avant cette date, ou sur celle du premier exercice clos à partir de cette date, si l’entreprise n’a pas encore clôturé un exercice.

Pour la transmission des données complémentaires, le calendrier de mise en œuvre est identique à celui prévu pour l’émission des factures.

Attention !

Les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de réceptionner une facture électronique dès le 1er juillet 2024 si leurs fournisseurs – entreprises de grande taille – ont eux-mêmes l’obligation d’émettre une facture électronique dans le cadre du nouveau dispositif. Aussi, les entreprises ayant de tels fournisseurs devront s’intéresser au plus vite au nouveau dispositif, quand bien même leur obligation d’émission de factures électroniques n’interviendrait qu’en 2025 ou 2026.

Retour à des plateformes de dématérialisation

Si l’entreprise souhaite utiliser les services d’une plateforme privée partenaire, elle doit s’assurer que celle-ci est bien immatriculée auprès de l’administration fiscale. Dans le choix de la plateforme, certaines précautions sont à prendre : si le prestataire fait appel à un hébergeur, s’assurer de sa qualification « SecNumCloud » et de manière générale de la détention de l’attestation de certification ISO/IEC/27001 relative à la sécurité du système d’information de la plateforme de dématérialisation. Signalons que l’administration publiera sur le site Impôts.gouv.fr la liste des plateformes avec la date d’immatriculation ainsi que sa fin de validité.

À noter :

Un opérateur étranger peut aussi solliciter la demande d’immatriculation, sous réserve, entre autres, de l’engagement écrit d’exploiter le système d’information depuis un État membre de l’Union européenne.

Rôle des plateformes de dématérialisation

Interopérabilité des formats

Les plateformes vont jouer un rôle primordial dans la réussite opérationnelle du nouveau dispositif. En effet, elles assureront l’interopérabilité des flux entrants et sortants de telle sorte que si le client n’utilise pas la même plateforme que le fournisseur, il pourra réceptionner une facture électronique au format adéquat. Elles peuvent aussi se charger de la mise au format réglementaire requis.

Exemple

Si le fournisseur utilise encore le PDF d’une facture (tolérance jusqu’en 2027), la plateforme doit avoir la possibilité de le convertir en une facture électronique comportant des données sous un format structuré qui sera adressée au client.

Pour transmettre les factures, les plateformes auront le choix entre les trois formats suivants :

1) La norme d’échange “ Cross Industry Invoice ” CII, élaborée par l’organisme UN/ CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) ;

2) Le standard “ Universal Business Language ” (UBL) ;

3) Un standard de format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML (CII16b) et d’un fichier PDF (norme PDF/ A3).

Contrôle de conformité

Les plateformes auront la charge de vérifier l’existence et la validité des numéros d’identification des parties à la transaction (à partir de l’annuaire central) ; elles effectueront aussi des contrôles de cohérence des montants de taxe sur la valeur ajoutée déclarés, rapportés à la base hors taxe, et aux taux de taxe sur la valeur ajoutée mentionnés sur la facture.

Informations à fournir

Si les factures doivent comporter de nombreuses mentions obligatoires, notons qu’il est prévu des mentions supplémentaires obligatoires, tel le numéro SIREN (aussi bien pour le fournisseur que pour le client), la catégorie de l’opération (livraison de biens (LB)/prestation de services (PS)/double (LBPS), l’adresse de livraison du bien si elle est différente de l’adresse du client, l’indication, le cas échéant, de l’option pour le paiement de la TVA sur les débits (en pratique, ces deux dernières mentions figurent déjà dans la plupart des factures).

Quant aux données de transaction à transmettre à l’administration fiscale, elles diffèrent selon les situations, sachant qu’elles sont indépendantes de l’obligation ou non de facturation : en clair, un assujetti qui n’aurait pas l’obligation d’émettre une facture devra malgré tout transmettre les données requises (celles mentionnées à l’article 242 nonies M, annexe II du CGI). L’administration a précisé, lorsque l’entreprise ne dispose pas de logiciel de facturation, que la saisie manuelle des données serait possible sur le portail public de facturation. Les plateformes de dématérialisation partenaires pourront aussi proposer des services complémentaires facilitant la transmission des données de transaction.

Enfin, la transmission par le fournisseur (ou prestataire) de données de paiement à la plateforme sera aussi requise, incluant notamment la date d’encaissement effectif et la répartition des sommes encaissées par taux d’imposition de TVA.

Si nous pouvons supposer que l’administration aura une certaine tolérance au démarrage du dispositif, à l’instar des premiers contrôles des comptabilités informatisées, le non-respect du formalisme de la facture électronique peut avoir un impact financier non négligeable puisqu’il est prévu une amende forfaitaire de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile. Quant aux données de transmission, l’amende forfaitaire est de 250 € par transmission, avec le même plafond par année civile.

1 Décret 2022-1299 et arrêté du 7 octobre 2022, relatifs à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.

2 Pour une présentation de la nouvelle réglementation, voir l’article dans notre lettre d’actualités techniques, n° 41, rubrique actualité juridique : « La généralisation de la facture électronique pour bientôt ».